Ta polityka jest jedna i wspólna dla wszystkich serwisów, marek i usług ViewPro. Piszemy ją wprost i możliwie prostym językiem, bo chcemy, żebyś naprawdę wiedział, co robimy z danymi.
1. Kto odpowiada za Twoje dane
- Administratorem danych osobowych jest Tomasz Mróz i Justyna Mróz, prowadzący wspólnie działalność gospodarczą jako ViewPro s.c. T. Mróz, J. Mróz, ul. Skoroszewska 2B/34, 02-495 Warszawa, NIP 5223019335, REGON 147452308 (dalej: „ViewPro”, „my”).
- Adres biura i magazynu: ul. Skoroszewska 2B/37, 02-495 Warszawa.
- W każdej sprawie dotyczącej danych osobowych napisz na [email protected] lub na adres marki, z której korzystasz. Wszystkie prowadzą do nas.
- Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych. W sprawach danych kontaktujesz się bezpośrednio z nami.
2. Czego dotyczy ta polityka
- Polityka obejmuje wszystkie nasze serwisy i marki: viewpro.pl i viewpro.eu ([email protected], [email protected], tel. 578 439 776), fotillo.com wraz z subdomenami, w tym usługi chmurowe ([email protected]), sesjaparty.pl ([email protected], tel. +48 66 688 18 07), pocztowkomat.pl i postcard-kiosk.eu ([email protected]), mycheckr.pl i mycheckr.eu, skillsmasters.pl ([email protected]).
- Obejmuje też przetwarzanie poza serwisami: sprzedaż i obsługę zamówień, wynajem sprzętu, korespondencję, spotkania, usługi doradcze, hostingowe i chmurowe oraz działanie naszych urządzeń.
- Uruchamiamy nowe usługi i funkcje. Dopóki mieszczą się w celach opisanych w rozdziale 4, zasady z tej polityki stosują się do nich bez zmiany jej treści. Szczegółowe zasady korzystania z konkretnej usługi określa jej regulamin.
- Wiążąca jest wyłącznie polskojęzyczna wersja polityki; tłumaczenia mają charakter informacyjny.
3. Nasze role: administrator i podmiot przetwarzający
To najważniejsza rzecz do zrozumienia w tej polityce, bo od niej zależy, do kogo kierujesz swoje żądania.
- Jesteśmy administratorem danych, które trafiają do nas w związku z naszą własną działalnością: zakupów, kont zakładanych w naszych usługach, wynajmu sprzętu, korespondencji, marketingu, spotkań oraz zdjęć wykonanych naszymi własnymi urządzeniami (fotobudki SesjaParty, pocztówkomaty).
- Jesteśmy podmiotem przetwarzającym (art. 28 RODO) zawsze wtedy, gdy przechowujemy lub przetwarzamy treści na zlecenie naszego klienta, a on decyduje o celach i sposobach. Dotyczy to w szczególności usług, w których klient prowadzi konto i umieszcza w nim własne materiały (na przykład zdjęcia z obsługiwanych przez siebie wydarzeń), a także hostingu i prowadzenia kanałów komunikacji na zlecenie. W tych przypadkach zawieramy z klientem umowę powierzenia, akceptowaną przy zakładaniu konta lub zawieraną odrębnie.
- Jeśli Twoje zdjęcie zostało wykonane albo umieszczone w naszej usłudze przez taki podmiot (operatora urządzenia, fotografa, organizatora wydarzenia), administratorem Twoich danych jest on, nie my. Skieruj do niego swoje żądania; my je przekazujemy i pomagamy w ich realizacji. Tam, gdzie udostępniamy funkcję samodzielnego usunięcia treści, możesz z niej skorzystać od razu, bez kontaktu z kimkolwiek.
- Niezależnie od powyższego sami jesteśmy administratorem danych obsługowych każdej usługi: danych konta i rozliczeń, rejestrów akceptacji dokumentów oraz logów technicznych.
4. Cele, podstawy prawne i zakres
- Zawarcie i wykonanie umowy (sprzedaż, dostarczenie produktów i treści cyfrowych, prowadzenie konta w naszych usługach, wynajem sprzętu, usługi doradcze, hosting): dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane zamówienia, dane konta, dane niezbędne do realizacji usługi. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Obowiązki prawne: dokumenty księgowe i podatkowe, w tym faktury ustrukturyzowane w KSeF, obowiązki wobec konsumentów oraz obowiązki dostawcy usług hostingowych wynikające z rozporządzenia DSA. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Kontakt i obsługa spraw: dane kontaktowe i treść korespondencji prowadzonej pocztą elektroniczną, telefonicznie, przez formularze i komunikatory. Podstawa: nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w sprawach umownych jej wykonanie (lit. b).
- Marketing własny i newsletter: informowanie o naszych usługach, badanie satysfakcji, opinie klientów. Newsletter wysyłamy wyłącznie za zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz wycofać w każdej chwili; pozostały marketing własny opieramy na uzasadnionym interesie (lit. f), wobec którego możesz wnieść sprzeciw.
- Media społecznościowe: dane widoczne przy interakcji z naszymi profilami. Podstawa: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W zakresie statystyk profili operatorzy platform są współadministratorami na zasadach opisanych w ich politykach.
- Świadczenie usług, w których jesteśmy podmiotem przetwarzającym (rozdział 3 pkt 2): treści umieszczane przez klienta i dane techniczne z nimi związane. Podstawę przetwarzania określa umowa powierzenia i decyzje klienta jako administratora.
- Nasze własne usługi urządzeniowe (fotobudki SesjaParty, pocztówkomaty): zdjęcia i dane powstające przy ich udostępnianiu. Podstawy: umowa z osobą korzystającą z urządzenia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a wobec pozostałych osób widocznych na zdjęciu nasz uzasadniony interes polegający na wykonaniu zamówionej usługi (lit. f).
- Bezpieczeństwo, rozliczalność i roszczenia: logi techniczne, rejestry akceptacji regulaminów, zapisy zgód przy przesyłaniu treści, zgłoszenia nadużyć, dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawa: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a przy obowiązkach dostawcy hostingu także lit. c. Zapisy te nie służą identyfikacji osób ani żadnym innym celom.
- Spotkania online: część spotkań nagrywamy i transkrybujemy, aby przygotować notatki i realizować ustalenia. O nagrywaniu zawsze informujemy na początku spotkania i możesz się nie zgodzić. Podstawa: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Statystyka i analiza korzystania z serwisów: wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z Prawem komunikacji elektronicznej). Szczegóły w rozdziale 11.
5. Dane szczególne dla niektórych umów
- Przy wynajmie sprzętu oraz przy sprzedaży z odroczonym terminem płatności przetwarzamy dodatkowo numer PESEL, wyłącznie w celu ewentualnego dochodzenia roszczeń, czyli identyfikacji w postępowaniu sądowym i egzekucyjnym. Od przedsiębiorców zamiast PESEL przetwarzamy numer NIP. Podstawa: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Dokument tożsamości weryfikujemy przy wydaniu sprzętu, ale nie przechowujemy jego kopii.
- Nie zbieramy danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) i prosimy, aby nie umieszczać ich w przesyłanych nam treściach.
6. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie zrealizujemy zamówienia, nie zawrzemy umowy, nie odpowiemy na wiadomość ani nie wykonamy usługi. Dane wymagane oznaczamy w formularzach. Podanie numeru PESEL jest niezbędne wyłącznie w sytuacjach z rozdziału 5; bez niego umowa może zostać zawarta z płatnością z góry albo bez wynajmu sprzętu.
7. Komu przekazujemy dane
- Nie sprzedajemy danych. Przekazujemy je wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do działania naszych usług.
- Podmiotom przetwarzającym na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia, należącym do kategorii: dostawcy hostingu, przestrzeni dyskowej i ochrony przed złośliwym oprogramowaniem, dostawca platformy sklepowej, dostawcy poczty i firmowego środowiska pracy, narzędzia do wysyłki newslettera, narzędzia do publikacji treści w mediach społecznościowych, narzędzia do nagrywania i transkrypcji spotkań, asystenci AI w planach biznesowych, usługa zbierania opinii, biuro rachunkowe, podmiot obsługujący nas informatycznie i marketingowo oraz dostawca realizujący wysyłkę części zamówień.
- Odrębnym administratorom, którym udostępniamy dane w związku z realizacją usług: dostawcom płatności i bankom, przewoźnikom i brokerom kurierskim, operatorom platform społecznościowych i komunikatorów, operatorowi telekomunikacyjnemu oraz organom publicznym, gdy wymaga tego prawo (w tym administracji skarbowej w ramach KSeF).
- Aktualny wykaz podmiotów z nazwy, wraz ze wskazaniem ich roli, publikujemy w Załączniku nr 1 – Wykaz odbiorców danych, dostępnym pod adresem [adres podstrony]. Załącznik ma własną datę aktualizacji i stanowi uzupełnienie tej polityki.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- Co do zasady przetwarzamy dane w EOG. Treści powierzone nam w usługach chmurowych przechowujemy w Polsce i w Niemczech.
- Część dostawców narzędzi, z których korzystamy (wskazanych w Wykazie odbiorców), może przekazywać dane do Stanów Zjednoczonych. Dotyczy to także danych technicznych przetwarzanych w celu zabezpieczenia infrastruktury hostingowej przed złośliwym oprogramowaniem; treści przechowywane w przestrzeni dyskowej pozostają w tym procesie zaszyfrowane kluczem, który mamy wyłącznie my. Odbywa się to na podstawie decyzji o adekwatności dla programu Data Privacy Framework, a tam gdzie dostawca nie jest nim objęty, na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC). Informacje o zabezpieczeniach udostępniamy na żądanie.
9. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres |
|---|---|
| Dokumenty księgowe i podatkowe | 6 lat od końca roku kalendarzowego |
| Dane zamówień, umów, reklamacji i korespondencji | 6 lat od końca roku kalendarzowego |
| Konto klienta w sklepie bez aktywności | usunięcie lub anonimizacja po 6 latach od końca roku ostatniej aktywności, po uprzedzeniu e-mailem z 30-dniowym wyprzedzeniem |
| Treści w usługach chmurowych | zgodnie z regulaminem danej usługi: do 2 lat od przesłania albo przez czas trwania konta klienta i okresu przejściowego po jego wygaśnięciu |
| Dane najemcy sprzętu, w tym PESEL | do upływu terminów przedawnienia roszczeń i przez okres wymagany przepisami podatkowymi |
| Rejestry akceptacji dokumentów i zapisy zgód | 2 lata dla zapisów zgód przy przesyłaniu treści, 6 lat dla rejestrów akceptacji związanych z umowami |
| Zgłoszenia nadużyć | 2 lata od rozpatrzenia |
| Nagrania i transkrypcje spotkań | 12 miesięcy |
| Adresy IP w zabezpieczeniach usług | do 48 godzin, w postaci nieodwracalnego skrótu |
| Newsletter | do wycofania zgody |
| Pliki cookies | zgodnie z listą, o której mowa w rozdziale 11 |
Nasze kopie zapasowe serwerów są nadpisywane w cyklu do 7 dni, dlatego dane usunięte znikają z nich najpóźniej po tym czasie; w magazynie plików nie prowadzimy wersjonowania, więc usunięty plik znika natychmiast. Terminy mogą się wydłużyć wyłącznie o czas trwającego sporu lub postępowania.
10. Twoje prawa
- Masz prawo do: dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (w tym wobec marketingu własnego) oraz wycofania zgody w każdej chwili. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej.
- Żądania kieruj na [email protected] lub na adres marki, z której korzystasz. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca.
- Jeżeli administratorem Twoich danych jest nasz klient (rozdział 3 pkt 3), żądanie zrealizuje on; my przekazujemy mu takie żądania i udzielamy niezbędnej pomocy.
- Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
11. Pliki cookies
- Używamy dwóch kategorii plików cookies:
- niezbędne i funkcjonalne: konieczne do działania serwisu (sesja, koszyk, logowanie, bezpieczeństwo, obsługa płatności, zapamiętanie ustawień i decyzji o zgodzie). Nie wymagają zgody,
- analityczne i reklamowe: pomagają nam rozumieć, jak używane są nasze strony, i dopasowywać treści. Działają wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w banerze.
- W serwisach, które używają plików innych niż niezbędne, działa baner zgody. Zgodę wyrażasz aktywnie i możesz ją w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach banera. Serwisy korzystające wyłącznie z plików niezbędnych banera nie wyświetlają.
- Nasze strony osadzają elementy usług zewnętrznych (mapy, reCAPTCHA, filmy, moduły płatności). Ich dostawcy mogą zapisywać własne pliki cookies w swoich domenach, zgodnie ze swoimi politykami, na które nie mamy wpływu.
- Pliki cookies możesz też ograniczyć lub usunąć w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie plików niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z części funkcji.
- Wykaz plików cookies używanych w poszczególnych serwisach, wraz z ich nazwą, celem i okresem przechowywania, publikujemy w Załączniku nr 2 – Lista plików cookies, dostępnym pod adresem [adres podstrony]; w sklepie viewpro.pl dostępna jest także wersja generowana automatycznie przez platformę sklepową.
12. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. W usługach chmurowych możemy stosować automatyczne, wstępne filtrowanie treści niedozwolonych; decyzję o usunięciu treści zawsze podejmuje człowiek.
13. Jak chronimy dane
Transmisję danych szyfrujemy (TLS). Pliki zdjęć i filmów w usługach chmurowych przechowujemy u dostawcy przestrzeni dyskowej w postaci zaszyfrowanej (AES-256) kluczem, który znajduje się wyłącznie u nas, a udostępniamy je wyłącznie przez nasze serwery. Treści są dostępne przez indywidualne, trudne do odgadnięcia adresy. Serwery zapisują standardowe logi, niezbędne do bezpieczeństwa i diagnostyki. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby, które potrzebują go do pracy, związane umowami i zobowiązaniem do poufności. Z dostawcami zawieramy umowy powierzenia. Komputery robocze mają szyfrowane dyski, a do pracy z danymi klientów używamy wyłącznie firmowych środowisk.
14. Zmiany polityki
- Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się nasze procesy, narzędzia lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze opublikowana w naszych serwisach, wraz z datą obowiązywania.
- O zmianach istotnych, czyli takich, które zmieniają cele przetwarzania, podstawy prawne, okresy przechowywania albo Twoje prawa, informujemy w serwisach, a posiadaczy kont i subskrybentów newslettera także e-mailem.
- Zmiany porządkowe, w szczególności aktualizacja Wykazu odbiorców danych, Listy plików cookies lub dodanie usługi mieszczącej się w dotychczasowych celach, nie zmieniają zasad opisanych w tej polityce i nie wymagają odrębnego powiadomienia.
- Polityka obowiązuje od dnia 14 października 2026 r.
- Załączniki: nr 1 – Wykaz odbiorców danych; nr 2 – Lista plików cookies.